Ti smarte verktøy



Enten du er en oppstartsbedrift eller mer etablert – her er ti smarte og gratis verktøy som kan gjøre hverdagen din enklere og mer effektiv.

Opp gjennom årene har jeg i bedriftssammenheng stiftet bekjentskap med en brukbar samling verktøy, programmer og nett-tjenester. De fleste har jeg kvittet meg med, mens andre har bitt seg fast.

Her er noen av favorittene mine og slik jeg bruker dem:

1. Trello 

En genial digital oppslagstavle som du alltid har med deg i skyen! Egentlig et prosjektstyringsverktøy, men såpass enkelt og fleksibelt at det kan brukes til så mangt. Alt fra enkle oversikter, huskelister, til å styre større prosjekter, med diskusjoner, oppgavestyring, «kanban»-metodikk m.m.

Det finnes en rekke utvidelser («power-ups») som gjør Trello enda mer fleksibelt. Prøv for eksempel kalender-utvidelsen, for å lage din egen publiseringsplan, månedshjul e.l.! Trello er gratis i sin enkleste form, men du kan betale for å bedre støtte for grupper, mer lagringsplass, flere utvidelser m.m.

Høyeste nivå (business-versjonen) koster 10 dollar pr bruker pr måned ved årlig fakturering. Finnes også som gratis mobil-app.

Tips: Lær deg snarveier på tastaturet, som ‘f’ for å filtrere kortene på tavlene.

2. Google Forms

Eller Google Skjema som det heter på godt norsk. Brukes til å hente inn ymse informasjon, enten det er påmeldinger, spørreundersøkelser eller annet. Svært fleksibel skjema-bygger som løser det meste, inkludert analyse.

Svarene samles direkte i et Google-regneark, men respondentene trenger ikke å ha Google-konto for å avgi svar. Tjenesten er selvsagt gratis!

Tips: Bruk Google Skjema til å gjennomføre kundeundersøkelser! Undersøkelsene kan du så integrere på hjemmesiden din via iframe.

3. Appear.in

Hvor mye knoting har ikke videokonferanser medført opp gjennom årene? Hvor mye alt for kostbart utstyr har ikke blitt installert i møterom rundt om i det ganske land? Utstyr som har blitt utdatert nesten før det har blitt installert?

Appear.in har sitt utspring fra Telenor-miljøet og har på noen få år blitt populært over store deler av verden. Appear.in er rett og slett en webapp som kjøres direkte i nettleseren, på PC-en eller mobiltelefonen. Du oppretter et virtuelt rom ved å skrive en adresse i nettleseren, f.eks. Appear.in/RommetMitt123. Del ut adressen til deltagerne og vips!

Ingen installasjon av programvare er nødvendig. Du kan dele skjerm, chatte og alt du er vant til fra andre videomøteprogrammer.

Tips: Ta eierskap til et rom, for å få flere muligheter.

4. Canva.com

Grafisk design er gøy, eller hva? Sitte i timesvis i kostbare programmer som Indesign og leke seg? Hoppe mellom ulike programmer for å lage det perfekte bildet som du publiserer på Facebook, bare for å finne ut at dimensjonene på bildet ble helt feil?

Jeg har STOR respekt for gode designere, men tid og budsjett strekker ofte ikke helt til her i gården. Eller skills. Men Canva to the rescue! Canva er noe så smart som et brukervennlig, skybasert designprogram. Du får laget logoer, invitasjoner, grafikk til bruk i sosiale medier og myyyye mer. Du laster ned grafikken i det formatet du ønsker, f.eks.høyoppløst PDF for print, PNG eller JPG. Massevis av maler er inkludert i gratisversjonen.

Tips: Bruk Canva til å lage ulike visualiseringer som grafer og diagrammer! Sprit opp Powerpointen eller årsrapporten din flere hakk.

5. Bit.ly

En stykk genial lenkeforkorter til tjeneste! Du vil rett og slett ikke alltid ha lenker som er lange som et vondt år. De er stygge og tar mye plass. En lenke som «bit.ly/SmakAvInnlandet» faller nok bedre i smak og er lettere å huske enn «https://www.anpdm.com/public/event/RegistrationForm/4147504A76414B504B7940».

I tillegg får du statistikk på kjøpet. Hvor mange som har klikket på lenken for eksempel. Eller hvor klikkene kom fra, sånn som Facebook andre sosiale medier. Og når klikkene oppstod. Og fra hvilket land. Smart?

Logg deg på for eksempel med Twitter-kontoen din for å få tilgang til godsakene. Gratis i bruk, men du kan oppgradere til «enterprise-modus» for Enda Mer ™  snacks (jeg har aldri sett behovet selv).

Tips: Et alternativ til bit.ly er Googles egen variant, goo.gl. Ikke så omfattende funksjonalitet, men like gratis og om mulig enda kjappere å bruke.

6. Mailchimp

Internett har generelt sett NOK innhold, men du skal ikke kimse av et godt, gammeldags nyhetsbrev! Det mangler ikke på leverandører av programvare for å sende ut nyhetsbrev, og jeg har testet mange av dem selv. Mailchimp er min klare favoritt!

Som alltid hjelper ikke all verdens fancy verktøy om ikke innholdet er godt og relevant for mottakerne. Og i Mailchimp har du gode muligheter for å se hvordan innholdet ditt treffer publikum. Hvor mange som har åpnet nyhetsbrevet, klikket på hvilke lenker m.m. Du bygger enkel dine egne maler og design i et WYSIWYG-verktøy. Mailchimp er ellers selvsagt skybasert (du kjører det direkte i nettleseren, ingen installasjon er nødvendig) og gratis opp til 2000 mottagere og 12 000 utsendelser pr måned.

Tips: Bruk Mailchimp for å skaffe deg varme «salgsleads»! Se på listen over hvem som har åpnet nyhetsbrevet flest ganger og start på toppen med den daglige lederen som har åpnet brevet ditt 21 ganger siste to dager 🙂

7. WordPress

Selve kongen av publiseringssystemer! Startet som et prosjekt for å drive blogger og andre små og enkle nettsteder, men har utviklet seg enormt siden den gang. Stadig flere oppdager hvor brukervennlig og fleksibelt WordPress er, og systemet brukes nå til å drive over 25 % av alle nettsteder i verden.

WordPress finnes i to versjoner, WordPress.com for enkle og raske nettsteder, som kan brukes gratis i sin enkleste form. Du følger en «wizard» og har din nye nettside oppe og stå på få minutter. WordPress.org er «fullversjonen» som har langt flere muligheter, men som også krever litt mer for å komme i gang. Her finnes heldigvis mange flinke leverandører som hjelper deg raskt ut av blokka, som f.eks. WP-Hosting.

Tips: Siden WordPress er såpass utbredt, er det også utsatt for «cracking»-forsøk. Spesielt dersom du kjører fullversjonen av WordPress (WordPress.org) bør du få med deg en bunke sikkerhetstips.

8. Slack

Kom som et friskt pust og befridde kreative sjeler  og teknologioppdaterte brukere fra Skype så vel som Yammer. Først ute til å ta det i bruk var kreative kunnskapsbedrifter innen kommunikasjon og teknologi, men stadig flere har fulgt etter.

Slack er på sett og vis et virtuelt arbeidsrom, hvor folk og team kan jobbe sammen uavhengig av tid og sted. Kommunisere. Dele. Samarbeide. Produsere. Hele herligheten ligger selvsagt trygt (?) plassert i skyen og er sågar tilgjengelig via mobilapp og en bråte andre plattformer.

En av de store styrkene til Slack er fleksibiliteten. Det kan skreddersys, plugges inn og integreres med nær sagt alle mulige verktøy og nett-tjenester. En annen av styrekene er søkemulighetene og mulighetene til å kategorisere informasjon. Alle diskusjoner og informasjon blir tilgjengelig på en strukturert måte (D’oh, synd om det ble tilgjengelig på en ustrukturert måte ;).

Samtidig krever nok alle innstillingsmulighetene og det litt uvante brukergrensesnittet sin bruker, slik at dette ikke er et verktøy du slipper løs på hvilken avdeling som helst. Spesielt ikke uten opplæring.

Tips: Installer «desktop-klienten» til den plattformen du bruker, om det er Windows, Mac eller Linux. Da får du en enda bedre opplevelse av verktøyet.

9. Conta Faktura

Driver du eget selskap, enten alene eller sammen med andre, er fakturering en rimelig sentral del av businessen. Uten cash inn blir det lite bærekraftig i lengden.

Conta Faktura løser etter min mening dette SVÆRT bra! Gratis å bruke for et ubegrenset antall fakturaer, kunder og varer og all historikk lagres i ti år. At folkene bak Conta også er flinke til å dele råd og tips, for eksempel for nybakte gründere, er heller ingen ulempe.

Trenger du mer avanserte tjenester, som inkasso og kredittsjekk har du tilgang til dette direkte i verktøyet. Men da koster det. Koster gjør også fakturaer på EFF-formatet og dersom du trenger å putte på KID-numre på fakturaene dine. Sjekk ut pluss-varianten til en drøy hundrings i måneden om du har mer avanserte behov.

Tips: Det finnes også andre fullt brukbare fakturaprogrammer (tro det eller ei!), og ett av dem som befinner seg i samme gate som Conta er Fiken. Et annet nær legendarisk program er Faktura-Larsen, som verken krever sky eller nett for å fungere.

10. SoMe baby!

Egentlig ikke ett verktøy, men jeg må også bare nevne SoMe – sosiale medier. I særdeleshet Twitter, Facebook og LinkedIn. For noen fantastiske verktøy til å skaffe seg informasjon, knytte kontakter og skape salg!

Hvordan bruker man så sosiale medier som bedrift, som ansatt, som næringsdrivende? Det er verdt et eget studium i seg selv, og ingen er like, men mitt beste tips er å hele tiden tenke merverdi. Du skal bidra med noe nyttig, dele og snakke om noe som gir andre mennesker en verdi. Verden har i utgangspunktet nok innhold allerede! Så forsøk å gi folk en enklere hverdag, vær raus med å gi gode tips og råd.

For min del bruker jeg Twitter som min primære nyhetstavle. Feeden min der inneholder saker fra  personer, bedrifter, organisasjoner og merkevarer jeg følger. Twitter er et åpent medium av natur, og du kan raskt skaffe deg en oversikt over viktige stemmer, ambassadører og opinionsdannere innen et fagområde. På Twitter deler jeg mest fagstoff, i en saling blanding av norsk og engelsk. Jeg prøver også å være aktiv med å «re-tweete» og «favorite» andres innlegg som jeg går god for.

Facebook er også uunnværling i business-sammenheng. Her går det for min del mest i direktekommunikasjon med kunder og kontakter – det vil si via direktemeldinger/Messenger. Facebook-meldinger har sånn sett overtatt mye av det SMS og epost var tidligere. Facebook har blant annet fordelen at du ser når mottager har sett meldingen din. PS: Mange svarer på Facebook-meldinger selv når de sitter «opptatt» i møter 😉

LinkedIn er på en måte Facebook for bedriftsmarkedet. Her holder du deg oppdatert på hvor kontaktene dine jobber, hvor de har jobbet før og hvem de har i nettverket sitt. Du kan også følge bedrifter og oppdateringer disse måtte gjøre. Selve hovedfeeden på LinkedIn minner stadig mer om Facebook-feeden, med den forskjell at alt er mer bedriftsrettet (husk bare å slå av bursdagsvarsler!).

Tips: Gjør det til en vane å legge til folk du møter i det fysiske liv på LinkedIn. Da fortsterker du relasjonen og har alltid en kanal du kan nå vedkommende på i ettertid, uansett om hun bytter jobb eller hvor i verden vedkommende måtte befinne seg. Men ikke legg til folk du ikke har møtt før på LinkedIn, det regnes som dårlig SoMe-etikette. På Twitter er imidlertid dette helt greit, siden alle uansett har åpne profiler. Du er forvirret ja…?

More to come, baby!
Underveis mens jeg skrev denne artikkelen, kom jeg jaggu på en rekke andre smarte verktøy som jeg også har begynt å bruke. Mange helt rykende ferske, og de fleste gratis. Det blir nok en volume II av denne saken her – stay tuned!

Hva med deg? Har du noen egne favoritter, eller bruker du verktøyene nevnt over på en skikkelig lur på? Eller er du riv, ruskende uenig i noe av det jeg har tastet inn*? Del gjerne under 🙂

*) Det at jeg bruker uttrykket «taste inn» får meg til å føle meg skikkelig gammel. Sånn i 40-årene lissom. Heeey **, vent, jeg er jo født i ’77…!

**) Derfor kompenserer jeg med å bruke en hel del kule engelske ord og uttrykk. Som Heeey og D’Oh, og baby og sånn.

Håvard Røste

Hei, Håvard Røste til tjeneste! Jeg har nærmere 20 års erfaring fra ulike roller i skjæringspunktet mellom teknologi og kommunikasjon. Utdannet innen systemutvikling og har alltid hatt enorm interesse for data og digitale medier, men har også etter hvert fått sansen for folk og hva ledelse kan gjøre med mennesker. Har hatt roller som journalist, ansvarlig redaktør, produktsjef, kommunikasjonsrådgiver, PR-sjef og daglig leder. I tillegg har jeg erfaring som gründer fra flere bedriftsetableringer. Når jeg ikke jobber med næringsutvikling, medier og teknologi, er det trolig joggeskoene som slites ut, spader som settes i jorden eller hammeren som svinges. Ellers blir fluestanga alt for lite brukt!